進館歷史檔案數字化成果分發工作圓滿完成

信息來源:國家海洋信息中心 作者:余林夕 徐文斌 發布時間:2022-01-04

近日,在自然資源部辦公廳組織下,國家海洋信息中心(中國海洋檔案館)開展了原國家海洋局局屬13家單位1984—2000年進館檔案數字化成果分發工作,經過精心組織和數據準備,與各相關單位溝通協調,制定分發流程,在符合疫情防控和檔案信息安全的要求下,分發工作圓滿完成。

2014—2016年,原國家海洋局組織完成了13家局屬單位2000年以前形成永久保存檔案的接收進館,中國海洋檔案館充分準備,扎實工作,編制《歷史檔案進館工作指南》,明確進館檔案鑒定、整理、著錄和移交等各個環節,規范進館檔案的標準和要求。研發目錄信息離線采集系統軟件,針對性解決進館檔案目錄信息著錄不規范問題,積極開展進館檔案工作培訓、檔案進館現場檢查和指導咨詢服務,順利完成各單位歷史檔案的接收進館。

為滿足進館單位檔案利用需求、提供高效檔案服務、推動檔案資源建設,在檔案進館完成后,立即啟動數字化工作。中國海洋檔案館嚴格按照國家相關檔案數字化標準規范,“安全保密嚴把關、加工標準把關、成果質量把關”,歷經兩年多細致工作,至2020年全部完成該批檔案數字化,檔案數字化成果總計414.5萬頁(15.5萬件),形成了面向檔案移交單位使用的進館檔案信息檢索瀏覽系統,更好地滿足了檔案信息利用服務的現實需求。2021年底,中國海洋檔案館正式與13家進館單位簽署協議,將進館檔案如數以數字化形式呈現到進館單位的檔案檢索界面上。

本次檔案數字化成果分發為檔案資源信息化、規范化管理奠定了基礎,及時有效地滿足了進館單位使用需求,較好地解決了檔案單位人手少、存放空間有限、檔案質量不統一等問題,實現了國家層面上海洋歷史檔案的集中管理和資源反饋,為檔案的開發利用提供了保障,也為系統內單位檔案進館工作起到示范作用。今后,中國海洋檔案館將繼續在滿足各單位使用需求的基礎上,進一步推進檔案“增量電子化、存量數字化”,提升檔案利用和服務能力,實現檔案資源價值最大化。(余林 徐文斌)